JOB DESCRIPTION PANITIA “REUNI AKBAR SMPN 165 JAKARTA”

1.     Ketua Umum

        Umum            :    •   merancang, mengkoordinasikan dan bertanggungjawab atas pelaksanaan acara REUNI AKBAR SMPN 165.

                                 •   merancang, mengkoordinasikan dan bertanggungjawab atas perolehan dan penggunaan keuangan Panitia REUNI AKBAR SMPN 165.

        Khusus           :    •   memimpin rapat-rapat pleno panitia

                                 •   menentukan pengeluaran keuangan panitia

                                 •   melakukan evaluasi kerja tim.

2.     Ketua Pelaksana

        Umum            :    •   membantu Ketua Umum merancang dan menetapkan pelaksanaan acara REUNI AKBAR .

        Khusus           :    •   bertanggungjawab atas pelaksanaan REUNI AKBAR.

                                 •   menyiapkan bahan studi kasus Tim.

                                 •   mengontrol/mensupervisi penanganan manajemen setiap seksi.

3.     Sekretaris

        Umum            :    •   Menyiapkan surat-menyurat panitia REUNI AKBAR

                                 •   merancang/menyusun proposal kegiatan.

        Khusus           :    •   Membantu pembukuan berkenaan hasil pendapatan panitia

                                 •   menata dan mengawasi manajemen keuangan dengan melakukan koordinasi dengan bendahara dan ketua pelaksana.

4.     Bendahara

        Umum            :    •   menghimpun dan membukukan setiap pengeluaran/pendapatan panitia REUNI AKBAR.

                                 •   merancangdan menyusun anggaran belanja dan pendapatan panitia.

        Khusus           :    •   menata dan melakukan manajemen keuangan panitia REUNI AKBAR.

                                 •   menentukan pengeluaran keuangan panitia dengan berkoordinasi dengan ketua umum.

5.     Koordinator Seksi

        Umum            :    •   koordinator kerja tim Pelaksana masing-masing seksi.

        Khusus           :    •   Seksi Dana

                                      -    menyiapkan dan mengkoordinasikan tim dana untuk penghimpunan dana.

                                      -    membantu merancang/menyusun anggaran belanja dan pendapatan panitia REUNI AKBAR

                                 •   Seksi Acara

-        menyiapkan dan mengkoordinasikan tim Acara untuk membuat acara REUNI AKBAR menjadi menarik.

-        menghimpun data dan menata pengisi acara REUNI AKBAR.

-        membantu merancang/menyusun anggaran belanja tim acara

                                 •   Seksi Humas

                                      -    menyiapkan dan mengkoordinasikan tim humas untuk penyebaran berita.

                                      -    melakukan loby/negosiasi dengan Media cetak dan elektronik dalam rangka kerjasama penyebaran berita acara melalui iklan ataupun peliputan.

                                      -    membantu merancang/menyusun anggaran belanja tim Humas.

                                 •   Seksi Transportasi/Konsumsi

                                      -    menyiapkan dan mengkoordinasikan tim Transportasi/konsumsi

                                      -    melakukan loby/negosiasi dengan perusahaan Autobus dan perusahaan catering.

                                      -    membantu merancang/menyusun anggaran belanja tim Transportasi/konsumsi.

                                 •   Seksi Keamanan/Kesehatan

                                      -    menyiapkan dan mengkoordinasikan tim Keamanan/Kesehatan

                                      -    melakukan loby/negosiasi dengan Polres setempat dan PMI  .

-        membantu merancang/menyusun anggaran belanja tim Keamanan/kesehatan.

                                 •   Seksi Dokementasi

                                      -    menyiapkan dan mengkoordinasikan tim Dokumentasi

                                      -    membantu merancang/menyusun anggaran belanja tim Keamanan/kesehatan.

                                 •   Seksi Perlengkapan

                                      -    menyiapkan dan mengkoordinasikan tim Perlengkapan

                                      -    melakukan loby/negosiasi dengan perusahaan terkait.

-        membantu merancang/menyusun anggaran belanja tim perlengkapan

6.     Seksi - seksi

        Umum            :    •   melaksanankan tugas-tugas yang diamanatkan Koordinator Seksi.

                                 •   menghadiri setiap rapat-rapat yang diadakan.

        Khusus           :    •   Seksi Dana

                                      -    menyiapkan tim dana dan perlengkapannya

                                      -    melaksanakan tugas pencarian dana untuk penghimpunan dana.

-        melaksanakan penjualan ticket REUNI AKBAR.

-        Malaksanakan pembukuan/ pencatatan hasil penjualan ticket dan pendapatan dari sponsor

                                 •   Seksi Acara

                                      -    menyiapkan tim acara dan perlengkapannya

-        menyiapkan dan membuat acara REUNI AKBAR menjadi menarik.

-        menghimpun data dan menata pengisi acara REUNI AKBAR.

                                 •   Seksi Humas

                                      -    menyiapkan tim humas dan perlengkapannya

                                      -    menyiapkan penyebaran berita berupa pamflet, spanduk dan umbul-umbul.

                                      -    menyiapkan materi iklan dan materi pemberitaan acara dengan Media cetak dan elektronik.

                                      -    membantu merancang/menyusun anggaran belanja tim Humas.

                                 •   Seksi Transportasi/Konsumsi

                                      -    menyiapkan tim transportasi/konsumsi dan perlengkapannya

                                      -    menyiapkan alat Transportasi baik untuk panitia maupun peserta

                                      -    Menyiapkan konsumsi dari persiapan, perjalanan dan pelaksanaan

                                 •   Seksi Keamanan/Kesehatan

                                      -    menyiapkan tim Keamanan/Kesehatan dan perlengkapannya

                                      -    Berkoordinasi dengan Polres setempat dan PMI  .

                                      -    Melakukan tindakan Keamanan/kesehatan sesuai standar.

                                 •   Seksi Dokementasi

                                      -    menyiapkan tim Dokumentasi dan perlengkapannya

                                      -    membantu merancang/menyusun anggaran belanja tim Keamanan/kesehatan.

                                 •   Seksi Perlengkapan

                                      -    menyiapkan tim Perlengkapan dan kelengkapanya

                                      -    melakukan koordinasi dengan seksi-seksi lain dalam rangka pemenuhan kebutuhan masing-masing seksi.

Job Description ini sebagai panduan sederhana dalam melaksanakan pembagian tugas.

REUNI AKBAR SMPN 165 JAKARTA

TENTANG PENYELENGGARAAN REUNI

Reuni, bagi banyak kalangan masyarakat merupakan sebuah ajang yang amat bermakna. Ajang ini selain untuk bernostalgia juga dijadikan sebagai ajang untuk saling bertukar pengalaman dan membuka wawasan baru.  Reuni bagi banyak kalangan adalah sebuah pertemuan kembali untuk mematri kenangan yang berserak sembari menggalang sinergi bagi para alumni.

Reuni yang terancang dan terselenggara dengan baik akan menjadikan setiap alumni yang hadir seperti mengalami recharging untuk mendapat daya hidup baru dalam persaingan  sehari-hari. Sebab kebersamaan yang pernah dienyam di masa lalu dan kecintaan (kebanggaan) terhadap almamater yang tertanam di hati setiap alumni merupakan energi potensial yang sangat kuat untuk dengan seketika meluruhkan segala macam sekat psikologis yang ada di hati setiap individu.

Penyelenggaraan reuni, karena itu, tidaklah boleh dipandang sebagai perhelatan yang bisa dirancang sambil lalu. Untuk mendapat manfaat yang sebesar-besarnya dari sebuah reuni, maka setiap hal dalam penyelenggaraan, dari sejak persiapan hingga pelaksanaan serta tindak lanjut setelahnya, haruslah dirancang dengan cermat dan teliti.

REUNI YANG MEMBERI DAYA HIDUP BARU

Sebuah reuni,  akan terasa bermanfaat bagi alumni yang hadir apabila perjumpaan tersebut mengakomodasi aspirasi-aspirasi seperti:

-         hasrat melepas kerinduan dan bernostalgia,

-         hasrat berbagi pengalaman sukses,

-         hasrat menyumbang sesuatu pada almamater,

-         hasrat mendapat sesuatu yang baru.

Dengan begitu semua hasrat tersebut akan saling bersenyawa dan membentuk sebuah energi berupa daya hidup baru yang menggelora. Sehingga semua alumni yang hadir akan pulang membawa suasana hati yang baru dan segar untuk menapaki hari esok dengan langkah yang lebih mantap.

KESINAMBUNGAN SELEPAS REUNI

Daya hidup baru yang didapat alumni setelah reuni, tentulah bukan sesuatu yang memiliki daya rekat super kuat jika tidak ditindaklanjuti dengan langkah-langkah untuk menjaga dan merawat persenyawaan dan sinergi itu secara sistematis dan terorganisir.  Untuk itu, dibutuhkanlah adanya jaringan komunikasi dan informasi yang digarap secara profesional setelah reuni usai.

PENYELENGGARA YANG BERDEDIKASI

Satu hal yang kerap menjadi soal dalam pelaksanaan banyak acara reuni selama ini adalah terbatasnya individu-individu yang berdedikasi tinggi untuk menyelenggarakan segala sesuatunya dari sejak persiapan hingga acara berlangsung dan sesudahnya. Hal ini bukanlah suatu yang mengherankan sebab biasanya pemrakarsa dan panitia reuni adalah para alumni yang sibuk dalam urusan rutinnya. Hanya sebagian (kecil) waktu yang mereka curahkan untuk terselenggaranya reuni.

Maka dibutuhkanlah sekelompok orang  yang dapat mencurahkan seluruh perhatiannya untuk penyelenggaran reuni. Kelompok itulah yang menjadi “tangan-mata-telinga” Pemrakarsa dalam menyelenggarakan reuni bagi almamaternya.

LANGKAH –LANGKAH IKASEMALI 165

Ini bukanlah semacam strategi dalam permainan catur, melainkan langkah managerial sederhana namun penuh daya antisipasi dalam menjawab setiap persoalan yang muncul dalam penyelenggaraan sebuah reuni. Kami menyebutnya: “Langkah-langkah IKASEMALI 165”.

Secara sepintas langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pembentukan panitia (alumni)
2. Perumusan visi, misi dan tema reuni (IKASEMALI 165 aktif mencatat dan memberi masukan)
3. Penyusunan Acara (IKASEMALI 165 secara proaktif menyerap aspirasi/trend untuk menjadi masukan dalam menyusun acara)
4. Penyusunan Agenda (IKASEMALI 165 menjamin ketepatan waktu)
5. Pendataan alummi dan sosialisasi (IKASEMALI 165 dengan sebuah metode penelisikan tertentu, akan dengan tekun mencari dan menghubungi alumni ke berbagai penjuru. IKASEMALI 165 juga merancang sebuah mekanisme komunikasi yang mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengakses informasi)
6. Penggalian dana (IKASEMALI 165 bersama-sama dan dibawah pengawasan panitia, mengusahan terkumpulnya dana sebanyak mungkin untuk melancarkan penyelanggaraan reuni, baik dari iuran alumni, donatur yang tak mengikat, maupun sponsorhip)
7. Penyelenggaraan (Semua hal yang berhubungan dengan citra baik penyelenggaraan diserahkan pada panitia, sedangkan hal-hal yang berkaitan dengan kelancaran penyelenggaraan menjadi tanggungjawab IKASEMALI 165)
8. Tindak Lanjut (IKASEMALI 165 mengupayakan terbentuknya sebuah jaringan komunikasi yang rapi melalui berbagai perangkat komunikasi yang mungkin)

REUNI, SIAPA TAKUT?

Bersama IKASEMALI 165, seberapa pun besar skala acara reuni yang akan diselenggarakan, panita boleh dengan yakin mengatakan: “siapa takut?”

Lampiran:

CONTOH PROGRAM

1. Pembuatan data base alumni dan dapat diakses melalui jaringan internet. Data base ini selain mempermudah kontak antar alumni, juga menjadi semacam simpul jaringan dalam hal pengembangan diri setiap alumni.
2. Penyusunan serangkaian buku mengenai kisah sukses atau pun pengalaman menarik dari para alumni yang bisa menjadi inspirasi bagi alumni lainnya.
3. Ceramah manajemen/kebudayaan yang memberi inspirasi segar bagi alumni (dan keluarga) untuk melangkah menapaki hari depan.
4. Aneka hiburan menarik untuk menyemarakkan acara reuni dengan jenis acara yang disesuaikan dengan tema reuni.

LAYANAN PASCA REUNI

1. Memfasilitasi keinginan membentuk lembaga-lembaga semacam koperasi alumni, yayasan bea siswa, yayasan pembangunan almamater, dll.
2. Memfasilitasi pembentukan jaringan semacam arisan jarak jauh dengan sistem ordinat.
3. Memfasilitasi minat para alumni untuk mengaktulisasikan diri / karyanya di dalam maupun di luar jaringan alumni melalui berbagai media yang mungkin (buku, CD-Rom, VCD, dll).